Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Olkro Oy (Olkromedia) käsittelee asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yritysten yhteyshenkilöiden ja verkkosivuston käyttäjien henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), Suomen tietosuojalakia ja muuta sovellettavaa lainsäädäntöä.

Laatimispäivä: 09.10.2025
Päivitetty: 13.09.2026

1. Rekisterinpitäjä

Olkro Oy / Olkromedia
Y-tunnus: 2927009-8
Lampelantie 4, 99650 Sattanen
Sähköposti: info@olkromedia.fi
Puhelin: 040 015 4394
Verkkosivusto: www.olkromedia.fi

2. Henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot

Matti Kropsu
Sähköposti: kropsu.matti@gmail.com
Puhelin: 040 015 4394

Voit ottaa yhteyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä sekä käyttääksesi tässä selosteessa kuvattuja oikeuksiasi.

3. Rekisterin nimi ja selosteen soveltamisala

Olkro Oy asiakas-, yhteydenotto- ja markkinointirekisteri.

Seloste koskee henkilötietoja, joita käsittelemme oman liiketoimintamme, asiakashankintamme, asiakassuhteidemme ja verkkosivustomme yhteydessä.

Jos käsittelemme henkilötietoja asiakkaamme lukuun esimerkiksi asiakkaan verkkosivu- tai markkinointipalvelun toteuttamiseksi, kyseisen käsittelyn rekisterinpitäjä voi olla asiakkaamme. Tällöin käsittelyä koskevat tiedot annetaan asiakkaan omassa tietosuojaselosteessa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntöjen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja vastataksemme yhteydenottoihin, kartoittaaksemme palvelutarpeita, laatiaksemme tarjouksia ja käydäksemme tarjoukseen liittyviä neuvotteluja.

Voimme ottaa yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai tekstiviestitse yhteydenottajan ilmoittamaan asiaan liittyen. Viestintä voi sisältää esimerkiksi vastauksen kyselyyn, soittoajan sopimisen, tarjouksen lähettämisen tai tarjouksen tilanteen tiedustelun.

Kun henkilö valmistelee sopimusta omissa nimissään, käsittely perustuu hänen pyynnöstään toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin. Yrityksen edustajan henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme käsitellä yritysten yhteydenottoja ja valmistella asiakassopimuksia.

Palveluiden toimittaminen ja asiakassuhteen hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja palveluiden toteuttamiseksi, asiakastuen tarjoamiseksi, sopimusten hallinnoimiseksi ja asiakasviestintään.

Käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon silloin, kun rekisteröity on itse sopimuksen osapuoli. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta käsittely perustuu oikeutettuun etuumme toimittaa sovitut palvelut ja hoitaa asiakassuhdetta.

Laskutus ja lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme tietoja laskutusta, maksujen seurantaa, kirjanpitoa ja viranomaisvelvoitteiden täyttämistä varten. Käsittely perustuu soveltuvin osin sopimukseen, oikeutettuun etuun saatavien hoitamisessa sekä lakisääteisiin velvoitteisiin.

Markkinointi

Lähetämme luonnollisille henkilöille sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointia ennakkosuostumuksella tai silloin, kun laissa säädetty olemassa olevaa asiakassuhdetta koskeva poikkeus soveltuu.

Yrityksille ja niiden edustajille voidaan kohdistaa yrityksen toimintaan ja vastaanottajan työtehtäviin liittyvää markkinointia sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme markkinoida palveluitamme yritysasiakkaille.

Yhteydenottolomakkeen lähettäminen ei sellaisenaan tarkoita suostumusta uutiskirjeisiin tai muuhun myöhempään sähköposti- tai tekstiviestimarkkinointiin.

Suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa.

Tietoturva ja oikeudellisten vaatimusten käsittely

Voimme käsitellä tarpeellisia tietoja palveluiden turvallisuuden varmistamiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi sekä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme suojata palveluitamme, liiketoimintaamme ja oikeuksiamme.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme sen tarpeellisuutta ja vaikutuksia rekisteröidyn oikeuksiin. Käsittelyä ei toteuteta tällä perusteella, jos rekisteröidyn edut tai perusoikeudet syrjäyttävät oikeutetun etumme.

Verkkosivuston analytiikka ja mainonnan mittaaminen

Suostumusta edellyttäviin analytiikka- ja mainontateknologioihin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Lisätietoja annetaan kohdassa 12.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme käyttötarkoituksen mukaan seuraavia tietoja:

• Nimi.

• Yrityksen nimi, Y-tunnus ja henkilön tehtävä yrityksessä, jos nämä tiedot on annettu tai ne ovat asian hoitamiseksi tarpeellisia.

• Sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tarvittavat osoite- ja laskutustiedot.

• Yhteydenottolomakkeella annetut tiedot, kuten projektin kuvaus ja verkkosivuston osoite.

• Sähköposti- ja tekstiviestikeskustelut sekä yhteydenottoja ja asiakassuhdetta koskevat tarpeelliset muistiinpanot.

• Tarjous-, sopimus-, tilaus-, laskutus- ja maksutiedot.

• Markkinointisuostumukset, niiden antamisajankohdat ja -tavat sekä markkinointikiellot.

• Sivuston toiminnasta riippuen tekniset tiedot, kuten IP-osoite, tapahtuma-aika sekä selain-, laite- ja lokitiedot.

• Suostumuksen perusteella kerättävät analytiikka- ja mainonnan mittaustiedot, jos kyseisiä toimintoja käytetään.

Keräämme vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Yhteydenottolomakkeella ei tule lähettää henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja.

Lomakkeella ilmoitetaan, mitkä tiedot ovat pakollisia. Tarpeellisten yhteys- tai projektitietojen puuttuminen voi estää yhteydenottopyyntöön vastaamisen tai tarjouksen laatimisen. Yhteydenottopyynnön tekeminen ei velvoita ostamaan palveluita.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus tai lakisääteinen velvoite edellyttää.

Yhteydenotto- ja tarjouspyynnöt, jotka eivät johda asiakkuuteen: säilytämme tiedot enintään 12 kuukautta viimeisestä asiaan liittyvästä yhteydenpidosta. Jos neuvottelut jatkuvat, aika lasketaan viimeisimmästä yhteydenpidosta.

Asiakastiedot: säilytämme tietoja asiakassuhteen ja palvelun toimittamisen ajan. Asiakassuhteen päätyttyä säilytämme vain sellaiset tiedot, joita tarvitaan esimerkiksi sopimusvastuiden, saatavien, reklamaatioiden tai oikeusvaateiden käsittelyyn. Säilytysaika määräytyy asian ja siihen sovellettavien vanhentumisaikojen perusteella.

Kirjanpitoaineisto: säilytämme tositteet ja muun niitä vastaavan kirjanpitoaineiston vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinpäätös, kirjanpidot ja muu kymmenen vuoden säilytysvelvollisuuden alainen aineisto säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Markkinointitiedot: säilytämme tietoja niin kauan kuin suostumus on voimassa tai muu soveltuva käsittelyperuste ja markkinointitarve ovat olemassa. Arvioimme tietojen tarpeellisuutta säännöllisesti. Suostumuksen peruuttamisen tai markkinointikiellon jälkeen lopetamme kyseisen markkinoinnin. Voimme säilyttää välttämättömän tiedon kiellosta sen varmistamiseksi, että kieltoa noudatetaan jatkossakin.

Tekniset lokitiedot: säilytysaika määräytyy tietoturvan, häiriöiden selvittämisen ja käytettävän palvelun tarpeiden mukaan. Tietoja säilytetään vain näiden tarkoitusten edellyttämän ajan.

Evästeisiin liittyvät tiedot: evästeiden ja vastaavien teknologioiden kestot ilmoitetaan evästeasetuksissa tai erillisissä evästetiedoissa.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Varmuuskopioihin jäävät tiedot poistuvat varmuuskopioiden normaalin kierron mukaisesti, eikä niitä käytetä aktiiviseen asiakasviestintään tai markkinointiin.

7. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti henkilöltä itseltään:

• Verkkosivuston yhteydenottolomakkeelta.

• Sähköpostitse, puhelimitse ja tekstiviestitse.

• Tapaamisissa ja tarjousneuvotteluissa.

• Sopimuksen tekemisen ja asiakassuhteen hoitamisen yhteydessä.

Yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja voidaan saada myös hänen edustamaltaan yritykseltä.

Yritysten ja niiden edustajien tehtäviin liittyviä tietoja voidaan saada yritysten verkkosivuilta ja julkisista yritysrekistereistä, jos tietojen keräämiselle on lainmukainen peruste. Jos tiedot saadaan muualta kuin henkilöltä itseltään, annamme hänelle tiedot tietolähteestä ja henkilötietojen käsittelystä GDPR edellyttämässä määräajassa, yhteydenottoon käytettävien tietojen osalta viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä.

Teknisiä tietoja voidaan kerätä verkkosivuston käytön yhteydessä kohdassa 12 kuvatulla tavalla.

8. Tietojen vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Olkro Oyä vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Voimme käyttää palveluntarjoajia seuraaviin tehtäviin:

• Verkkosivuston ylläpito, hosting ja lomakkeiden käsittely.

• Sähköposti-, puhelin- ja tekstiviestipalvelut.

• Asiakkuudenhallinta ja markkinointiviestinnän toteuttaminen.

• Laskutus, maksuliikenne ja kirjanpito.

• Tietojen tallennus, varmuuskopiointi ja tietoturva.

• Verkkosivuston analytiikka ja mainonnan mittaaminen annettujen suostumusten mukaisesti.

Kun palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä puolestamme, käsittelystä sovitaan GDPR edellyttämällä tavalla. Palveluntarjoaja saa käsitellä tietoja vain sovittuihin tarkoituksiin ja ohjeidemme mukaisesti.

Osa vastaanottajista, kuten viranomaiset tai tietyt maksupalveluntarjoajat, voi käsitellä tietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien lakisääteisten velvoitteidensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa sekä oikeudellisille neuvonantajille, kun se on tarpeen oikeudellisen asian hoitamiseksi.

Emme myy yhteydenottajien tai asiakkaiden henkilötietoja muiden yritysten omaan markkinointiin.

9. Tietojen siirrot EU tai ETA ulkopuolelle

[TÄYDENNÄ ENNEN JULKAISUA: tarkista käyttämiesi hosting-, sähköposti-, CRM-, SMS-, analytiikka- ja muiden palvelujen tietojen sijainti sekä mahdollinen pääsy tietoihin EU tai ETA ulkopuolelta. Ilmoita tässä siirtoihin liittyvät palvelut tai vastaanottajaryhmät, vastaanottajamaat ja tosiasiallisesti käytetty siirtoperuste. Jos siirtoja ei tapahdu, korvaa tämä kohta sitä koskevalla tiedolla.]

Jos henkilötietoja siirretään EU tai ETA ulkopuolelle, siirrossa käytetään GDPR mukaista siirtoperustetta. Perusteena voi olla Euroopan komission päätös tietosuojan riittävyydestä tai komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet.

Yhdysvaltoihin tehtävä siirto voi perustua EU–US Data Privacy Framework -järjestelyyn vain, jos vastaanottaja kuuluu järjestelyyn ja kyseinen henkilötietojen käsittely kuuluu sen sertifioinnin piiriin.

Lisätietoja käytetyistä suojatoimista sekä jäljennöksen sovellettavista siirtosuojista voi pyytää tämän selosteen yhteyshenkilöltä. Jäljennöksestä voidaan peittää liikesalaisuudet ja muiden henkilöiden suojattavat tiedot.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti ja suojaamme niitä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Suojaukseen kuuluvat muun muassa käyttöoikeuksien rajaaminen, asianmukainen tunnistautuminen, järjestelmien päivittäminen sekä tietojen suojaaminen luvattomalta käytöltä, muuttamiselta ja häviämiseltä.

Tietoja saavat käyttää vain henkilöt ja palveluntarjoajat, joilla on työtehtäviinsä tai palvelun toteuttamiseen perustuva tarve käsitellä niitä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sovellettavan lainsäädännön edellytyksin seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihisi
Voit pyytää vahvistuksen siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä jäljennöksen käsiteltävistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

Oikeus tietojen poistamiseen
Voit pyytää tietojesi poistamista esimerkiksi silloin, kun niitä ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen. Tietoja ei kuitenkaan aina voida poistaa, jos niiden säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Voit pyytää käsittelyn rajoittamista GDPRä säädetyissä tilanteissa, esimerkiksi tietojen paikkansapitävyyden selvittämisen ajaksi.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin arvioimme, onko käsittelyn jatkamiselle laissa tarkoitettu peruste.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit milloin tahansa ja maksutta kieltää henkilötietojesi käytön suoramarkkinointiin, mukaan lukien siihen liittyvä profilointi. Kiellon jälkeen tietojasi ei enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, voit saada meille antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: www.tietosuoja.fi.

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen kropsu.matti@gmail.com. Saatamme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos käsittely vaatii lisäaikaa, ilmoitamme pidennyksestä ja sen syistä kuukauden kuluessa.

12. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseen sekä suostumuksen perusteella kävijäliikenteen analysointiin, mainonnan mittaamiseen ja kohdentamiseen.

Välttämättömät evästeet
Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman suostumusta silloin, kun ne ovat tarpeen käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun tarjoamiseksi tai viestin välittämiseksi.

Analytiikka- ja mainontateknologiat
Muut kuin välttämättömät, suostumusta edellyttävät evästeet ja vastaavat teknologiat otetaan käyttöön vasta käyttäjän annettua suostumuksensa. Niistä kieltäytyminen ei estä yhteydenottopyynnön lähettämistä.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet sekä muuttaa valintojaan ja peruuttaa suostumuksensa sivuston evästeasetuksissa.

[TÄYDENNÄ ENNEN JULKAISUA: lisää tähän linkki toimiviin evästeasetuksiin tai evästeselosteeseen. Varmista, että siellä ilmoitetaan käytetyt palvelut ja evästeet, käyttötarkoitukset, kestot sekä kolmansien osapuolten pääsy tietoihin. Jos et käytä ei-välttämättömiä evästeitä tai vastaavia teknologioita, muokkaa kohta vastaamaan tätä.]

Evästeitä voi poistaa tai estää myös selaimen asetuksista. Selainasetusten muuttaminen ei korvaa sivustolla tarvittavaa suostumuksen pyytämistä.

13. Automaattinen päätöksenteko

[TARKISTA ENNEN JULKAISUA: alla oleva kohta olettaa, ettei käytössäsi ole henkilöihin merkittävästi vaikuttavaa automaattista päätöksentekoa.]

Emme tee henkilötietoihin perustuvia, yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toimintamme, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen versio on saatavilla osoitteessa olkromedia.fi/tietosuojaseloste. Selosteen alussa ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.

Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tarvittaessa erikseen. Jos tietoja aiotaan käyttää uuteen tarkoitukseen, annamme siitä asianmukaiset tiedot ennen käsittelyn aloittamista ja pyydämme uuden suostumuksen silloin, kun sitä edellytetään.